Datenverarbeitung im Kinder- und Jugendärztlichen Dienst

Die Auskunft wird Ihnen nach Antrag und erfolgreicher Identitätsprüfung erteilt. Erläuterungen hierzu finden Sie unter "Antrag stellen". In diesem Abschnitt erklären wir die drei derzeit möglichen Formen der Auskunft. Wenn Sie sich für eine entschieden haben, stellen Sie einen Antrag. 

Persönlich vor Ort:
Die Akteneinsicht kann vor Ort in den Räumlichkeiten des Kinder- und Jugendärztlichen Dienstes unter Begleitung einer Mitarbeiterin erfolgen, was zu empfehlen ist, da ärztliche Dokumentationen nicht immer auf Anhieb verständlich sind und Rückfragen gleich geklärt werden können. Hierfür vereinbaren wir gern mit Ihnen einen Termin und Sie bringen Ihr Ausweisdokument mit. Nach der Akteneinsicht kann Ihnen eine erste Kopie der gesamten Akte oder Anteile hieraus zur Verfügung gestellt werden.

Auf dem Postweg:
Eine Kopie der Akte kann Ihnen auch ohne persönlichen Termin direkt per Post zur Verfügung gestellt werden, sofern therapeutische Gründe keine Begleitung der Akteneinsicht erforderlich machen und Ihre Identität zuvor gesichert geprüft werden konnte (in diesem Fall bitten wir, in der Ausweiskopie Ihre Anschrift nicht zu schwärzen und auch die Rückseite mit zu kopieren). 

Digital:
Ein digitaler Versand ist möglich und erfolgt verschlüsselt auf zwei Wegen. Dies umfasst den verschlüsselten digitalen Versand mit einer zusätzlich verschlüsselten pdf-Datei und die Mitteilung des Kennwortes zur Entschlüsselung auf dem Postweg an Ihre Anschrift (in diesem Fall bitten wir, in der Ausweiskopie Ihre Anschrift nicht zu schwärzen und auch die Rückseite mit zu kopieren). 

Diese Zwei-Wege-Kommunikation ist erforderlich, da es sich um sensible Daten Minderjähriger handelt und bei einem digitalen Versand an eine E-Mail Adresse ohne zusätzliche Verschlüsselung der Datei nicht sichergestellt sein kann, dass auch nur erziehungsberechtigte Personen persönlich diese E-Mail öffnen würden. 

Sie stellen einen Antrag auf Auskunft mit der von Ihnen gewünschten Auskunftsmöglichkeit und weisen mit dem Antrag Ihre Identität nach. Zur Überprüfung Ihrer Identität bieten wir Ihnen zwei Möglichkeiten an:

1. Wir nehmen telefonisch Kontakt mit Ihnen auf und stellen Ihnen Fragen, die die Untersuchung Ihres Kindes betreffen. Hierfür geben Sie bitte die Telefonnummer an, unter welcher Sie erreichbar sind. Sie können zudem angeben, in welchem Zeitraum Sie einen Rückruf wünschen.
2. Oder Sie senden uns eine Kopie Ihres amtlichen Ausweisdokumentes (bitte beachten Sie hierfür die Beschreibung der digitalen Kontaktaufnahme weiter unten). Für eine Identifikation Ihrer Person und zum Abgleich der bei uns vorhandenen Akte benötigen wir lediglich Ihren Vor- und Nachnamen sowie das Geburtsdatum. Wir empfehlen Ihnen, sämtliche weiteren Daten auf der Kopie zu schwärzen.

Bitte beachten Sie:
Sollten Sie von den drei oben erläuterten Möglichkeiten, Auskunft zu erhalten den Postweg oder digitalen Weg wählen, ist für die Identitätsprüfung und die erfolgreiche Zustellung der Auskunft Ihre aktuelle Anschrift erforderlich. Diese sollte gesichert mit Ihrer Person in Verbindung stehen, wodurch in diesen Fällen auch eine Kopie der Seite Ihres amtlichen Ausweisdokumentes erforderlich ist, aus welcher Ihre aktuelle Anschrift ersichtlich ist. 

Stellen Sie Ihren Antrag auf einen der nachfolgend aufgeführten Wege:

Schriftlich auf dem Postweg an: 
Kreis Lippe - Der Landrat, FB 530 Gesundheit, Team 532.1 Kinder- und Jugendärztlicher Dienst, Rintelner Str. 83, 32657 Lemgo

Digital: 
1. Teilen Sie uns telefonisch Ihre E-Mail-Adresse mit: 05231/62-1750
2. Die Kolleginnen senden Ihnen einen Link für einen verschlüsselten E-Mail Versand.
3. Sie nutzen diesen Link zur Antragstellung und fügen dieser Mail Ihr gescanntes und in Teilen geschwärztes Ausweisdokument mit bei
4. Die Kolleginnen der Information des Gesundheitsamtes leiten Ihren Antrag an den Kinder- und Jugendärztlichen Dienst weiter. 

Persönlich zu unseren Öffnungszeiten*: 
Medicum Lemgo, 3te Etage, Rintelner Str. 83, 32657 Lemgo
*Bitte beachten Sie, dass Ihnen die Auskunft nicht sofort erteilt werden kann. Ihren Antrag nehmen wir aber gern persönlich entgegen.

Es erfolgt zunächst eine Prüfung auf Ausschlussgründe, die gegen eine vollständige Auskunft sprechen könnten. Ausschlussgründe können vorliegen, wenn die Beeinträchtigung der Rechte und Freiheiten von Dritten zu befürchten ist (Art. 15 Abs. 4 DSGVO) oder therapeutische Gründe vorliegen (§ 630g BGB). Liegen Ausschlussgründe vor, heißt dies nicht, dass keine Auskunft gewährt wird. Die Umsetzung erfordert in diesen Fällen lediglich weitere Schritte.

Ausschlussgrund nach Art. 15 Abs. 4 DSGVO
Rechte und Freiheiten von Dritten könnten beeinträchtigt sein, wenn Angaben mit Personenbezug zu Dritten getätigt wurden und diese auch dokumentiert sind (beispielsweise Angaben zu Familienmitgliedern). In diesem Fall werden diese Anteile Ihrer Akte unkenntlich gemacht, bevor eine Kopie erstellt wird bzw. ein Scan erfolgt. 

Ausschlussgrund nach § 630g BGB
Therapeutische Ausschlussgründe müssten beachtet werden, wenn beispielsweise schwerwiegende psychiatrische Erkrankungsbilder vorliegen und nicht ausgeschlossen werden kann, dass die direkte Auskunft eine potentielle Gefahr für die Gesundheit der betroffenen Person darstellen würde, auch wenn sorgeberechtigte Personen allein die Einsicht vornehmen möchten. In einem solchen Fall kann die Auskunft nur durch persönliches Erscheinen nach vorheriger Terminvereinbarung und in Begleitung durch unser medizinisches Fachpersonal erteilt werden, ggf. auch durch unsere Ärztinnen und Ärzte.

Umsetzung
Ist die Prüfung auf Ausschlussgründe abgeschlossen und steht das weitere Vorgehen fest, erfolgt die praktische Umsetzung: 

1. Terminvereinbarung bei persönlichem Termin
2. Zusammenführung von Papierakte und digitaler Dokumentation
3. Pagierung der Akte (Nummerierung der Seiten)
4. Kopie oder Scan der Akte, je nach gewähltem Übermittlungsverfahren
5. Durchführung der postalischen oder digitalen Übermittlung bzw. des persönlichen Termins und nachfolgender Aushändigung der Kopie
6. Schriftliche Dokumentation der erfolgten Auskunft